Un Canal Ético es una herramienta eficaz para detectar acciones o comportamiento no deseados que no pueden ser detectados por los controles corporativos establecidos.

Además, fomenta la implementación de una cultura de cumplimiento legal de los empleados.

Para ello, el uso de este Canal implica el compromiso de la empresa para proporcionar un protección total de las personas que lo utilicen y, en justa reciprocidad, implica el compromiso de sus usuarios de un uso veraz, responsable y adecuado del canal.

Este canal está a disposición de todos los empleados de Grupo TRC, sus filiales, terceros con relaciones contractuales con el grupo (clientes, proveedores, etc.) y cualquier persona que conozca situaciones irregulares contrarias a los procedimientos, normativas o legislaciones vigentes.

Grupo TRC pone a disposición de las denunciantes dos medios:

• La página web corporativa.
• Una cuenta de correo electrónico.

Se recomienda el uso de la web corporativa para asegurar el cumplimiento de los requisitos necesarios para la aceptación a trámite de las denuncias.

Para asegurar que la denuncia prospere, ésta deberá contener nombre, apellidos y dirección de correo electrónico.

Grupo TRC ha establecido procedimientos y protocolos que garantizan la confidencialidad del denunciante y del contenido de la denuncia de acuerdo con lo establecido por la ley.

La legislación permite denuncias anónimas y, por lo tanto, Grupo TRC las aceptará.

No obstante, éstas se investigarán de oficio si se encuentran debidamente fundamentadas sin necesidad del soporte del denunciante.

Las denuncias serán tratadas como acciones realizadas de buena fe por parte del denunciante.

En estas condiciones, Grupo TRC garantiza no tomar represalias de ningún tipo, independientemente del resultado.

Los denunciantes deben saber que Grupo TRC:

• Los apoya y protege completamente.
• Mantendrá la confidencialidad en todas las etapas del proceso, especialmente a los incriminados o superiores jerárquicos.
• El anonimato siempre se garantiza, pero limita posibilidad de que la denuncia prospere.
• El uso intencionalmente indebido o malicioso de este canal puede obligar a la empresa a tomar las medidas legales.

El denunciante será informado de:

• La identidad y datos de contacto del Responsable de Protección de Datos y del responsable de la gestión del Canal Ético.
• La Política de Privacidad de Grupo TRC.
• Que durante el transcurso de la investigación, se informará convenientemente a las personas incriminadas de la situación.
• Que la investigación pudiera derivar en procedimientos judiciales.
• Que el denunciado conocerá los detalles relevantes de la denuncia, salvo que ello pudiera obstaculizar la investigación.
• Que la decisión del Comité Ético se tomará de manera independiente.

La existencia de este Canal Ético no será incompatible con aquellos procedimientos específicos que pudieran existir en la empresa, especialmente en el ámbito del Derecho de los trabajadores.

Si bien la legislación no obliga a tratarlos a través de los procedimientos del Canal Ético, se recomienda, discreción de la Dirección de RRHH introducirlos en este procedimiento.

Se contarán en días hábiles de acuerdo con el calendario laboral de la Comunidad de Madrid.

Grupo TRC pone a disposición de las denunciantes dos medios:

• La página web corporativa.
• Una cuenta de correo electrónico: buzoncumplimiento@grupotrc.com

Se comunicará la decisión dentro de los tres días hábiles siguientes a la comunicación de la denuncia. Este plazo comienza a contar desde que el Dpto. Legal dispone de toda la información administrativa necesaria. La información necesaria es aquella que resulta de cumplimentar adecuadamente el formulario de denuncia que aparece en la web corporativa.

1.1 Comunicación de un hecho:

• Se comunica una posible irregularidad en el formulario corporativo o a través del correo electrónico habilitado.
• La comunicación recibe el Dpto. Legal, que comprobará que se cumplen los requisitos de tramitación.
• El Dpto. Legal dispone de tres días hábiles para dar acuse de recibo a la denuncia, tanto si es anónima como si no.

1.2 Acuse de recibo:

• Esta comprobación puede:
1. 1. Suponer la apertura administrativa de una investigación
2. 2. Requerir información adicional o incompleta para la apertura de una investigación
3. 3. No tramitar la apertura administrativa de una investigación.
• Se registrará la comunicación y la fecha de su recepción en cualquiera de los tres supuestos.
• Se informará al denunciante si ha facilitado un correo electrónico. Si la denuncia es anónima la apertura y el curso de la investigación seguirán el trámite establecido, pero sin poder informar al denunciante.

1.3 Decisión sobre la comunicación.

• Si informa al denunciante del resultado de la denuncia, junto con el registro de la comunicación. Se incluirá en la comunicación:
1. Fecha de la comunicación.
2. Número de registro
3. Decisión administrativa y fecha de la decisión.

El Dpto. Legal dispone de cinco días hábiles (a contar desde el día siguiente al envío de la decisión sobre la comunicación) para analizar y decidir si tramita o no la denuncia. La decisión deberá fundamentarse en el informe correspondiente.

2.1 Comunicación:

• El Dpto. Legal comnprobará que cumple con los trámites administrativos para decidir si los hechos son susceptibles de ser investigados de acuerdo con la normativa, procedimientos y legislación vigentes.

2.2 Análisis de la denuncia:

• De manera general, los criterios de aceptación son:
1. 1. Hechos convenientemente fundados y acreditados
2. 2. Descripciones suficientemente precisas y acciones concretas
3. 3. Comunicaciones, en su caso, sobre deficiencias en los controles o en el plan de cumplimiento normativo.
• En este último caso, aunque no se trate de una posible infracción, puede suponer la exposición de la empresa a un riesgo corporativo, que deberá analizar el Dpto. Legal y tomar las acciones necesarias.
• Si se admite a trámite la denuncia, en el plazo de tres días hábiles desde la apertura del análisis, se informará al denunciante, al denunciado y se asignará a un investigador. En el caso de que la comunicación al denunciado pudiera obstaculizar la investigación, se retrasará esta información por un plazo nunca superior a tres meses.
• El informe del análisis, con la decisión correspondiente, se remitirá al denunciante (si se puede) y al Dpto. Legal.

Se establece un plazo máximo para la realización de la investigación de tres meses desde la recepción de la denuncia. Dicho plazo podrá ser prorrogado por otro de igual duración en aquellos casos en los que los hechos investigados sean complejos, o se exija de especiales conocimientos técnicos, contables o informáticos, así como en los casos de acumulación de denuncias.

3.1 Garantías legales y funciones del investigador:

• El investigador designado se encargará de poner en contacto con el denunciante y el denunciado, si fuese posible.
• Será el encargado de investigar o coordinar la investigación.
• Se reforzarán compromisos reforzados de confidencialidad y ausencia de conflictos de interés para el investigador y las personas que intervendrán en las investigaciones.
• El investigador tendrá el apoyo de Grupo TRC para que pueda investigar de manera libre e independiente.
• Podrá contar con los recursos de la empresa que necesite y ésta los facilitará para que pueda cumplir con los plazo legales establecidos (tres meses desde la apertura de la comunicación de la denuncia).
• El investigador redactará el informe correspondiente con las conclusiones siguientes:
  • Será el encargado de investigar o coordinar la investigación.
  • Se reforzarán compromisos reforzados de confidencialidad y ausencia de conflictos de interés para el investigador y las personas que intervendrán en las investigaciones.
  • El investigador tendrá el apoyo de Grupo TRC para que pueda investigar de manera libre e independiente.
  • Podrá contar con los recursos de la empresa que necesite y ésta los facilitará para que pueda cumplir con los plazo legales establecidos (tres meses desde la apertura de la comunicación de la denuncia).

Se establece un plazo máximo para la resolución del expediente de 20 días hábiles desde la recepción del informe del instructor, incluidas las alegaciones del denunciado.

• El Dpto. Legal, a la vista del informe , decidirá si lo acepta o considera que la investigación ha sido insuficiente o deficiente, caso en que otorgará 10 días hábiles adiciones para subsanar el informe.
• El Dpto. Legal una vez realizado el informe, podrá proponer la sanción y su grado. En caso de ser necesaria una sanción, deberá colaborar con el Dpto de RRHH para llevarla a efecto.
• Esta decisión se comunicará al Dpto. de RRHH, el Director del Departamento involucrado y al responsable legal de la empresa para valore si debe realizarse las correspondientes denuncias de acuerdo con los legítimos intereses de Grupo TRC.
• Se comunicará, si fuese posible, al denunciante y al denunciado la decisión.